Un progetto di proposta prevede l’offerta di lavoro da svolgere per un’azienda. Questo lavoro può essere qualsiasi cosa, dai servizi di stampa alla costruzione. Le aziende spesso emettono una richiesta di proposta (RFP) inviando il proprio modello di offerta a diverse attività interessate a completare il progetto. Le società invitate a fare un’offerta scelgono se partecipare alla gara d’appalto per il progetto di proposta.
Una società che considera di fare un’offerta deve considerare molte cose mentre completa la procedura di offerta. Dovrà analizzare i dettagli del progetto al fine di stimare quanto costerà alla società per completare il progetto. Tale importo più una stima del profitto desiderato comporteranno l’offerta per il progetto di proposta. La società potrebbe perdere il progetto con un prezzo di offerta troppo elevato, a meno che il valore complessivo non sia buono. Le stime dei costi devono essere accurate, poiché l’importo dell’offerta dovrà essere rispettato se la società vince l’offerta del progetto di proposta.
Ci sono workshop e corsi di scrittura di proposte disponibili nelle scuole di business e online. Molti esperti di redazione di proposte raccomandano di usare un linguaggio semplice e di non rendere il documento di offerta più lungo del necessario. È anche considerato utile trattare la quotazione del progetto, o l’offerta, non come un costo, ma come un investimento in un progetto. Ad esempio, quando risponde a una richiesta di offerta per un’installazione di una macchina, il rispondente alla proposta di offerta potrebbe menzionare qualcosa come “L’investimento della tua azienda nella macchina XYZ è di soli $ 2.150, che include manutenzione regolare, ricariche e garanzie”.
L’organizzazione che ha invitato l’offerta esamina tutte le offerte per il suo progetto di proposta. Il valore, o ciò che include il prezzo di offerta, dovrebbe essere esaminato attentamente. Dopo che è stata presa la decisione su quale fornitore di servizi o prodotto ha vinto l’offerta, l’azienda informa questa organizzazione. Una nota gentile può essere inviata agli altri offerenti ringraziandoli per le loro proposte.
Se una società è invitata a presentare proposte di offerta su base regolare, potrebbe avere il proprio modello su cui rispondere. Alcune aziende hanno uno scrittore di proposte professionali per il personale che risponde alle richieste di proposte come compito principale. Gli autori di proposte sono un tipo di copywriter. I copywriter usano un’avvincente comunicazione scritta per convincere gli altri a intraprendere una determinata azione. Nel caso di un progetto di proposta, l’azione desiderata deve essere scelta come offerta vincente.