Un ufficio di rappresentanza è un ufficio commerciale con funzionalità limitate che viene aperto in una giurisdizione in cui l’attività non è ancora autorizzata ad operare. Questo tipo di ufficio può essere aperto in determinate situazioni domestiche, ma ha una definizione legale specifica nelle relazioni commerciali internazionali che è riconosciuta nella maggior parte dei paesi del mondo. I paesi in genere definiscono un ufficio di rappresentanza allo stesso modo, ma differiscono leggermente per i tipi di attività che l’ufficio è autorizzato a svolgere nel paese.
Le aziende devono essere autorizzate o registrate per operare in ogni giurisdizione in cui si prevede di essere presenti. Una presenza non è semplicemente la vendita di beni attraverso un agente nella giurisdizione, come un negozio al dettaglio, ma si riferisce a operazioni effettive nella giurisdizione, come il mantenimento di un ufficio o di un impianto di produzione. Negli Stati Uniti, un’azienda deve prima registrarsi in uno stato per iniziare le operazioni e quindi deve registrarsi come entità straniera in qualsiasi stato in cui prevede di essere presente. Un’azienda statunitense che desidera stabilire un ufficio o una struttura in Cina deve essere debitamente registrata negli Stati Uniti e ottenere anche l’autorizzazione dalla Cina per operare come entità straniera all’interno dei propri confini.
Nelle relazioni commerciali internazionali, un’entità straniera che desidera stabilire operazioni in un altro paese richiede il permesso di istituire un ufficio di rappresentanza o una filiale. Un ufficio di rappresentanza è autorizzato a svolgere solo determinate attività limitate nel paese ospitante. Ciò può includere il mantenimento di una presenza per presentare alle persone i prodotti dell’azienda, la partecipazione a fiere e la distribuzione di campioni, lo svolgimento di studi di mercato e lo svolgimento di altri tipi di attività preliminari che non includono la produzione o la vendita di prodotti.
Una filiale ha molta più autorità per condurre affari. Può impostare operazioni reali, acquistare e vendere prodotti e svolgere la maggior parte delle funzioni che una società registrata è autorizzata a svolgere per legge. Le aziende che aprono filiali in un paese si sono impegnate a rimanere in quel mercato, poiché una licenza per aprire una filiale in genere costa molto di più di una per aprire un ufficio di rappresentanza.
La situazione interna più importante in cui viene utilizzato il termine ufficio di rappresentanza è nel settore bancario. Le banche devono ottenere una licenza per operare dalla giurisdizione che regolerà le loro attività. Negli Stati Uniti, questo può essere un governo statale. Se autorizzata da uno stato, la banca può operare solo all’interno di quello stato. Se vuole stabilire una presenza in un altro stato, può istituire un ufficio di rappresentanza, ma l’ufficio sarà in grado di fornire solo alcuni tipi di servizio clienti, come l’esecuzione di documenti di prestito, e non può accettare depositi o effettuare altre transazioni di denaro .