Il processo di aggiunta di un disclaimer a un’e-mail è piuttosto semplice, ma il problema di ottenere la formulazione corretta all’interno di quel disclaimer richiede un po’ di considerazione e pianificazione, ed è anche importante assicurarsi che il testo del disclaimer sia differenziato dal corpo dell’e-mail. La maggior parte dei sistemi di posta elettronica consente agli utenti di aggiungere una firma standard a tutte le loro e-mail. Alcune persone usano questo come un modo per evitare di riscrivere le loro informazioni di contatto ogni volta che inviano una missiva elettronica. È in questa sezione che si può aggiungere un disclaimer che verrà inviato in fondo a tutte le loro e-mail. In alternativa, è possibile aggiungere manualmente un disclaimer alle e-mail secondo necessità, creando il testo del disclaimer all’interno del corpo dell’e-mail o incollandolo da un’altra fonte.
Esistono diversi modi per assicurarsi che le persone che ricevono e-mail con disclaimer possano distinguere facilmente tra il corpo dell’e-mail e il testo del disclaimer. Alcune persone usano la punteggiatura come una serie di trattini o punti per creare un’interruzione visiva tra l’e-mail e il disclaimer. Un altro modo per rendere il testo del disclaimer diverso dal testo dell’e-mail consiste nell’utilizzare diverse dimensioni, stili e colori dei caratteri. Se il testo di un’e-mail è nero con un carattere Times New Roman a 12 punti, il testo del disclaimer potrebbe essere blu con un carattere Courier New a dieci punti.
Le aziende che richiedono ai lavoratori di aggiungere un disclaimer a tutte le e-mail di solito forniscono il testo del disclaimer. Coloro che desiderano aggiungere un disclaimer che non è previsto per loro dovrebbero prima considerare le protezioni che sperano di ottenere dal disclaimer. Quindi possono lavorare per creare un testo conciso, pur offrendo loro le protezioni di cui hanno bisogno.
In alcuni casi, potrebbe essere necessario consultare un avvocato per aggiungere un disclaimer che soddisfi esigenze specifiche. Esistono numerose dichiarazioni di non responsabilità e-mail standard che possono essere prese in prestito per la protezione della riservatezza di base. Questi sono facilmente disponibili online. Se è necessario qualcosa di più complesso, potrebbe essere necessario rivolgersi a un legale. Un professionista legale sarà in grado di aiutare a creare il linguaggio giusto per aiutare a garantire le protezioni necessarie.