Les professionnels qui pratiquent la gestion du personnel ont la responsabilité de s’assurer que tous les employés sous leur supervision exercent leurs fonctions de manière efficace, efficiente et sécuritaire. Dans un bureau d’affaires, par exemple, un professionnel responsable de la gestion du personnel peut rédiger des horaires, effectuer des évaluations des employés et collecter et analyser des statistiques importantes. Un logiciel de gestion du personnel est essentiellement un programme informatique qui aide les gestionnaires à suivre les données importantes et parfois sensibles des employés d’une manière qui peut économiser du temps et de l’argent. Certains des types les plus courants de logiciels de gestion du personnel sont des programmes qui permettent aux gestionnaires de planifier les employés ; stocker et organiser les contacts et les données personnelles ; et garder une trace des tâches, des compétences, des certifications et d’autres informations nécessaires à la gestion efficace d’une opération.
Les logiciels de gestion du personnel varient souvent selon l’industrie. Dans l’industrie médicale ou de la santé, par exemple, ce type de logiciel permet aux gestionnaires de voir avec quels patients travaillent leurs membres du personnel, pour quelles équipes leurs membres du personnel sont programmés et quelles tâches les membres du personnel effectuaient sur leurs équipes. Par exemple, un logiciel de gestion du personnel médical pourrait permettre à un responsable de voir quels traitements ont été administrés pendant un quart de travail et quels patients pourraient avoir besoin d’un traitement spécial.
En revanche, lorsqu’un gestionnaire de flotte utilise un logiciel de gestion du personnel, il s’agit normalement de suivre l’emplacement de ses véhicules de flotte. Ce type de gestionnaire peut également utiliser un système de positionnement global (GPS) pour savoir où se déplacent les employés avec leur flotte de véhicules. Si un chauffeur se perd ou emprunte un itinéraire qui pourrait le mettre en retard ou qui pourrait entraîner des coûts de carburant supplémentaires, un responsable peut utiliser un logiciel de gestion du personnel pour contacter le chauffeur.
Les professionnels tels que les responsables des ressources humaines peuvent utiliser un logiciel de gestion du personnel pour stocker et organiser les données des employés. Ils peuvent utiliser ces programmes pour créer des profils ou des comptes d’employés, qui peuvent inclure des documents tels que des candidatures, des curriculum vitae, des lettres de motivation, des lettres de référence et des relevés de notes. Les responsables des ressources humaines peuvent également utiliser ce logiciel pour suivre les dossiers des employés, tels que les réunions, les plaintes et les récompenses.
Les personnes qui utilisent un logiciel de gestion du personnel ont tendance à utiliser soit un logiciel qu’ils achètent et installent sur leurs ordinateurs et systèmes de réseau d’entreprise, soit un logiciel qu’ils utilisent en tant que service. Lorsqu’ils achètent et installent des logiciels, ils disposent généralement de services informatiques (TI) chargés d’effectuer les mises à niveau des performances et de la sécurité. Les professionnels qui utilisent des logiciels en tant que service (SaaS), en revanche, paient généralement des frais d’abonnement à un hébergeur de logiciels responsable de la mise à jour des programmes. Lorsque les professionnels utilisent un logiciel en tant que service, ils y ont souvent accès à partir de presque n’importe quel ordinateur ou appareil disposant d’une connexion Internet.
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