L’analyse des dépenses est une méthode utilisée par les entreprises pour suivre la façon dont l’argent est dépensé par l’entreprise, dans le but ultime de réduire les dépenses. Les informations sur les fournisseurs, les achats et les commandes sont organisées puis analysées pour rechercher des modèles. En raison des énormes quantités d’informations impliquées, la plupart des entreprises utilisent des logiciels spécialisés pour effectuer l’analyse des dépenses.
Le processus de collecte et d’analyse des données est plus difficile qu’il n’y paraît au premier abord. Pour que l’analyse des dépenses soit efficace, tous les aspects des habitudes de dépenses d’une entreprise doivent être pris en compte. Ces informations sont généralement stockées dans des systèmes informatiques discrets au sein de chaque division de l’entreprise. Les divisions peuvent être séparées par la distance et la langue. Rassembler toutes ces données et les organiser dans un format utilisable demande beaucoup de temps et d’argent.
Une grande partie de la complexité peut être supprimée en utilisant un logiciel pour faciliter l’analyse des dépenses. Le premier logiciel d’analyse des dépenses a été créé au début des années 2000. Bien que toujours très coûteux, le logiciel supprime la nécessité du travail humain et crée une interface facile pour accéder aux informations résultantes.
Le logiciel fonctionne en extrayant les données des systèmes de tenue de dossiers existants. Il peut s’agir de simples feuilles de calcul, de données d’entrepôt ou d’autres sources. Ces données sont ensuite nettoyées, ce qui signifie que le formatage est standardisé, les enregistrements en double sont fusionnés et les détails manquants sont trouvés. Le logiciel classe ensuite les données selon les normes de l’industrie et les normes spécifiées par l’entreprise. Les spécialistes des achats peuvent ensuite accéder aux données pour les rapports et les analyses.
L’évaluation des fournisseurs est un aspect important de l’analyse des dépenses. L’analyse des dépenses peut montrer quels fournisseurs obtiennent le plus d’argent de l’entreprise. L’entreprise peut utiliser ces informations pour négocier de meilleures offres ou renégocier des contrats. La plupart des entreprises ont des fournisseurs privilégiés, des fournisseurs qui offrent le meilleur service ou des prix réduits pour l’achat en gros. L’analyse peut révéler que les fournitures ou les services actuellement achetés auprès d’un fournisseur non privilégié pourraient être achetés auprès d’un fournisseur privilégié à moindre coût.
L’entreprise peut également acheter des fournitures ou des services similaires auprès de plusieurs fournisseurs. C’est ce qu’on appelle une marchandise fragmentée. De l’argent peut être économisé en effectuant un seul achat important auprès d’un seul fournisseur plutôt qu’une série de petits achats auprès de plusieurs fournisseurs.
L’analyse des dépenses permet également d’identifier les dépenses non-conformistes. Cela se produit lorsque des achats sont effectués qui ne sont pas couverts par le contrat. Sans contrat, l’entreprise est facturée au prix plein plutôt qu’au prix négocié spécifié par un contrat permanent avec un fournisseur privilégié. Ce type de dépenses peut coûter beaucoup d’argent à une entreprise au fil du temps.
SmartAsset.