Une entreprise peut avoir besoin d’une grande flotte de véhicules, mais il peut être difficile de maintenir cette flotte. C’est la fonction principale d’un système de gestion de flotte, qui prend les véhicules de l’entreprise et les organise pour donner à l’entreprise des capacités de suivi des véhicules, des calendriers d’entretien et d’autres nécessités de base de la flotte. Les systèmes de gestion de flotte peuvent également fournir les véhicules à l’entreprise si celle-ci ne souhaite pas acheter les siens.
La facette la plus importante d’un système de gestion de flotte est le suivi des véhicules. Ces systèmes suivent l’emplacement réel du véhicule, la consommation de carburant, la vitesse moyenne et l’heure d’arrivée estimée (ETA). Ils savent également quel employé de l’entreprise possède le véhicule, quand et parfois pourquoi; s’assurer qu’un véhicule est disponible lorsqu’un employé en a besoin est une autre fonction clé. Ces informations sont compilées et analysées par le système de gestion de flotte, qui peut ensuite faire des suggestions sur la façon d’améliorer l’efficacité ou la consommation de carburant. Ce système peut également suivre un véhicule en cas de vol, mais il peut également être utilisé comme GPS pour suivre le conducteur.
Les systèmes de gestion de flotte sont parfois responsables de la planification et de l’approbation du carburant, de l’entretien et des réparations des véhicules en fonction du budget de l’entreprise. Ces entreprises émettent une petite carte ou un livret avec une liste des entretiens programmés et des réparations approuvées. En règle générale, ces systèmes de gestion de flotte auront un montant fixe pour les réparations qui est pré-approuvé et ne nécessite aucune autorisation. Un système de gestion de flotte peut également émettre une carte de crédit que les employés peuvent utiliser pour les achats de carburant chez des fournisseurs agréés.
Au fil du temps, tous les véhicules se déprécient. Une partie des responsabilités du système de gestion de flotte comprend le calcul de cet amortissement sur l’année et la détermination du moment où il est temps de purger ce véhicule de la flotte. Les systèmes de gestion de flotte ont souvent des liens avec les constructeurs automobiles pour échanger les véhicules de la flotte et ajouter de nouveaux véhicules à la flotte à un tarif réduit ; ils peuvent également offrir un financement de véhicule pour l’entreprise.
Dans les entreprises où la conduite automobile fait partie de la tâche quotidienne, de nombreux employés sont remboursés pour leurs déplacements au kilomètre. Le système de gestion de flotte devient responsable du suivi de ce kilométrage. Cela élimine le besoin pour l’employé de s’inquiéter du fait qu’une entreprise court son kilométrage en raison d’une entrée manquée dans un journal de bord. Cela permet également de suivre les miles parcourus par an pour aider à calculer la dépréciation du véhicule.
Le système de gestion de flotte suit souvent ces véhicules grâce à un ordinateur spécial installé dans le véhicule. Cet ordinateur se connecte aux ordinateurs de gestion de flotte via une communication par satellite et transmet toutes les informations pertinentes. L’utilisation appropriée des informations fournies au système de gestion de flotte aidera l’entreprise à économiser de l’argent et à rationaliser la gestion de sa grande flotte de véhicules.