Une erreur de transcription est une erreur commise lorsqu’une personne effectue la saisie de données d’une forme de documentation enregistrée à une autre, généralement un document texte orienté ordinateur ou un système d’enregistrement électronique. Certaines entreprises, telles que les cabinets médicaux et juridiques, exigent régulièrement que des notes manuscrites, des bandes audio et d’autres documents informels soient transcrits dans une version électronique formelle. Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles une erreur de transcription peut se produire, la plus courante étant une simple erreur humaine, bien que l’utilisation d’un logiciel de reconnaissance optique de caractères (OCR) puisse également entraîner des erreurs. Certaines mesures préventives qui peuvent être prises pour réduire la possibilité d’une erreur de transcription comprennent la double saisie des données du même matériel source et un logiciel automatisé qui vérifie la syntaxe et le contexte des phrases.
Il n’y a vraiment aucune industrie qui ne rencontre pas une erreur de transcription à l’occasion. L’acte de transcrire des informations – et la quantité à transcrire – nécessite généralement que les travailleurs de la saisie de données maintiennent un rythme rapide qui peut finalement conduire à une erreur. Les erreurs de transcription d’origine humaine peuvent résulter du fait que la personne ne regarde pas l’écran de l’ordinateur lors de la frappe, de l’incapacité de lire ou d’entendre avec précision le matériel source, ou simplement à cause d’un glissement physique ou d’un mauvais placement des doigts. Dans certaines situations, il existe un taux d’erreur acceptable pour les opérateurs de saisie de données ; dans d’autres situations, comme celles rencontrées dans le domaine médical, même une erreur de transcription mineure peut entraîner des résultats désastreux.
Une forme de transcription implique un logiciel OCR. Ce logiciel prendra une image numérisée d’un document et tentera d’isoler et de traduire des lettres et des mots individuels sur une page, les convertissant en un document texte numérique. Une erreur de transcription peut se produire si le logiciel est incapable de déterminer ce qu’est réellement une lettre spécifique. Cela peut être le résultat d’une écriture manuscrite illisible, d’un document mal copié qui est taché, de la saleté sur le scanner ou de plis et d’autres imperfections du papier. La seule solution, et le seul moyen de détecter les erreurs qui se produisent de cette façon, est de faire relire le document résultant par une personne.
La possibilité de faire une erreur de transcription augmente lorsque le contexte du matériel source est inconnu de l’opérateur de saisie de données. La méconnaissance des termes techniques ou l’utilisation de codes longs et déroutants peut amener un commis à la saisie de données à faire des hypothèses incorrectes sur l’intention du matériel source, causant des fautes d’orthographe, des erreurs ou une structuration grammaticale incorrecte. Cela peut fréquemment se produire lors de la transcription de documents juridiques, c’est pourquoi les personnes qui transcrivent régulièrement des documents juridiques peuvent être tenues d’avoir une certaine expérience dans le domaine juridique.