Une lettre de travail est un document juridique énumérant les spécificités de tout travail intérieur à effectuer sur un espace commercial pour le préparer à l’usage du locataire. Certains propriétaires offrent des baux commerciaux tels quels et le locataire devra apporter les améliorations nécessaires. Plus généralement, le propriétaire accepte d’apporter certaines modifications à l’espace pour qu’il soit utilisable, et la lettre de travail fournit des informations sur les modifications convenues entre le propriétaire et le locataire. En cas de litige, le document indique ce que chaque partie attendait et aurait dû recevoir.
Dans la lettre de travail, le propriétaire peut préciser la nature des travaux à effectuer et peut discuter de qui planifiera les travaux et les exécutera pour s’assurer que toutes les parties comprennent comment les travaux progresseront. La lettre de travail peut énoncer des spécifications telles que l’exigence d’utiliser des matériaux respectueux de l’environnement ou répondre à des aspects spécifiques du code du bâtiment. Il traite également de la budgétisation, des coûts et de la partie responsable de quelles dépenses.
Parfois, la lettre de travail fait partie du bail. Il fait office de pièce jointe et est négocié en même temps que le reste du contrat de location. Dans d’autres cas, il s’agit d’un document juridique distinct. Cela peut se produire lorsqu’un locataire demande des modifications dans un espace qu’il occupe déjà, par exemple. Comme les autres documents juridiques, il établit les droits et les responsabilités et doit porter les signatures valides de toutes les parties impliquées ou de leurs représentants autorisés pour être valide.
Il est possible d’utiliser un logiciel de documentation juridique pour générer une lettre de travail, ou de s’appuyer sur des modèles génériques avec des informations de base déjà remplies. Un avocat peut également formuler une nouvelle lettre de travail en réponse aux besoins spécifiques du projet. Il passera en revue toutes les informations et rédigera un nouveau document avec toutes les clauses appropriées. Ceci est conseillé lorsque les travaux sont complexes ou coûteux, ou lorsque l’arrangement entre le propriétaire et le locataire est du tout inhabituel.
Toutes les parties doivent examiner la lettre de travail avec soin avant de signer. S’il y a des préoccupations concernant le contenu, il est important de les signaler le plus tôt possible. Toutes les modifications nécessaires doivent être apportées avant la signature. Dans les situations où les parties ne parviennent pas à un accord, il peut être utile de faire appel à une partie extérieure telle qu’un médiateur pour déterminer s’il est possible de résoudre la situation à l’amiable.