Une note d’avis est un type de document commercial qui affirme qu’une commande passée par un client a en fait été reçue et autorisée à être expédiée, et qu’elle est maintenant en route. Parfois appelé avis d’expédition, le but du document est de tenir le client au courant de l’état actuel de la commande, et également de s’assurer que le client sait à l’avance quand s’attendre à ce que la commande arrive. Autrefois fournie aux clients sous la forme d’une lettre commerciale livrée par la poste, de nombreuses entreprises utilisent aujourd’hui le courrier électronique ou des processus de notification en ligne similaires pour informer les clients qu’une commande a été traitée et expédiée, et pour informer le client approximativement quand la commande arrivera au point de destination.
La note d’avis est de nature quelque peu similaire à ce qu’on appelle un avis d’acceptation. Ce document est souvent utilisé dans les milieux financiers pour affirmer l’octroi d’une marge de crédit à un client, soit par un vendeur, soit par une institution financière telle qu’une banque. Bien que légèrement différents dans leur objectif, la note d’avis et l’avis d’acceptation servent à informer un client que la demande qu’il a soumise a été approuvée et qu’elle sera bientôt disponible pour ce client.
La quantité de détails inclus dans une note d’information variera, parfois en fonction des coutumes locales et d’autres fois en fonction des lois commerciales applicables dans la juridiction où le vendeur ou le fournisseur est basé. La plupart des versions de la note incluront des références aux numéros de commande ; tout numéro de bon de commande fourni par le client ; une description qui comprend le type et la quantité de marchandises incluses dans la commande ; et même les coûts totaux, y compris les frais d’expédition évalués par le vendeur. Le mode d’expédition, y compris le nom de l’expéditeur, fait également souvent partie du détail inclus. Si l’expédition est une exécution partielle d’une commande client, le détail peut également identifier les articles qui seront expédiés à une date ultérieure. Lorsque les détails sur la note d’avis sont assez complets, le client peut utiliser les détails pour correspondre au bon de commande d’origine et avoir une bonne idée du moment auquel chacun des éléments impliqués dans cette commande est attendu.
Il est important de noter qu’un avis de passage ne remplace pas le connaissement proprement dit qui accompagne l’expédition, ni un document qui sert de liste de colisage pour la commande. Ce type de document commercial est strictement informatif, servant de moyen d’alerter le client de la date d’expédition de la commande, du mode d’expédition utilisé, des éléments inclus dans l’expédition et de la date de livraison prévue. Les clients doivent attendre que la commande soit reçue, vérifiée pour l’exactitude et évalué pour tout dommage pendant le transport avant de verser le paiement si possible.