Uma auditoria de folha de pagamento é uma inspeção dos registros da folha de pagamento por um terceiro. A auditoria pode ser conduzida por vários motivos, que vão desde o desejo de confirmar internamente se as informações da folha de pagamento estão corretas até uma inspeção em nome de uma seguradora para determinar o valor apropriado do prêmio para o seguro de acidentes de trabalho. A auditoria interna regular é recomendada, especialmente em grandes empresas, para garantir que os registros sejam precisos e bem mantidos, e para identificar problemas antes que apareçam em uma auditoria externa.
Em uma auditoria de folha de pagamento, o auditor inspeciona toda a documentação relacionada à folha de pagamento, verificando se está correta e procurando indícios de problemas como funcionários com histórico incompleto da folha de pagamento, deduções que não correspondem às contribuições e assim por diante. O auditor também identifica quais membros da empresa são responsáveis por lidar com os procedimentos da folha de pagamento e examina o protocolo da empresa para lidar com a folha de pagamento para identificar áreas problemáticas e testar os funcionários para confirmar se eles estão usando o protocolo mais recente.
Para uma auditoria interna, as empresas podem usar sua própria equipe ou contratar um serviço de auditoria e solicitar que realizem a auditoria. Usar um terceiro pode garantir que os resultados da auditoria da folha de pagamento tenham mais integridade, porque um terceiro não deve ter nenhum conflito de interesse que possa distorcer os resultados da auditoria. Os resultados da auditoria interna podem ser usados para restringir os procedimentos, confirmar se os funcionários estão seguindo o protocolo e identificar áreas onde atividades inadequadas podem estar ocorrendo.
Auditorias externas podem ser solicitadas por autoridades fiscais e seguradoras. Nesses casos, a entidade que solicita a auditoria lida com a auditoria ou contrata um auditor para fazer a auditoria da folha de pagamento. As empresas devem estar cientes de que a recusa de uma auditoria é geralmente vista como uma admissão de culpa. Mesmo se nada estiver errado, quando a auditoria for finalmente realizada, os registros serão examinados em busca de quaisquer sinais de irregularidades. É aconselhável cooperar e contratar assessoria jurídica para saber mais sobre quais documentos precisam ser entregues ao auditor e como funciona o processo de auditoria.
O resultado de uma auditoria externa pode variar, dependendo do motivo pelo qual foi solicitada e quais foram os resultados. Uma seguradora, por exemplo, pode ajustar o valor de um prêmio com base na auditoria. Se uma auditoria da folha de pagamento revelar que uma empresa está fazendo coisas como coletar contribuições fiscais e não enviar os fundos ao governo, a empresa enfrentará penalidades legais.
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