Tra i vari tipi di software di assistente virtuale vi sono i programmi di elaborazione testi, i programmi di monitoraggio del tempo e il software di contabilità. Altri tipi includono quelli che supportano gli sforzi di comunicazione aziendale, come la posta elettronica e la messaggistica istantanea. Il software di assistente virtuale può anche includere programmi più specializzati, come quelli utilizzati per accedere a elenchi immobiliari, documenti giudiziari o rapporti di credito.
Al fine di fornire assistenza tecnica di supporto, il software dell’assistente virtuale semplifica alcuni processi che possono essere eseguiti utilizzando un computer, come la pianificazione degli appuntamenti e il monitoraggio dei messaggi telefonici in arrivo. Una tecnologia come questa viene utilizzata da appaltatori indipendenti che forniscono assistenza remota alle piccole, medie e grandi imprese. Il software viene spesso acquistato da un assistente virtuale che lavora da un ufficio a casa o può essere fornito all’assistente da un cliente o da un datore di lavoro, soprattutto se il software dell’assistente virtuale necessario viene utilizzato per una nicchia aziendale specializzata.
Uno dei tipi più elementari di software di assistente virtuale è un programma di elaborazione testi. Ciò consente a un assistente di ufficio virtuale di preparare corrispondenza commerciale e fogli di calcolo da condividere con imprenditori e clienti. Oltre a questa base aziendale di base, coloro che forniscono assistenza amministrativa utilizzano comunemente programmi di posta elettronica e messaggistica istantanea per comunicare con i clienti e i loro clienti, quando necessario. Alcuni software di comunicazione utilizzano persino la tecnologia avatar per simulare conversazioni di persona.
La maggior parte degli assistenti virtuali offre una varietà di servizi che vanno dalla semplice preparazione di documenti all’assistenza contabile e alla comunicazione con il cliente. Poiché i servizi sono forniti da assistenza remota, è importante che il software dell’assistente virtuale sia accurato e aggiornato. Nei casi in cui il software deve essere utilizzato sia dal client che da un assistente, è importante che entrambi utilizzino lo stesso tipo di software o, almeno, un software compatibile con altri sistemi di elaborazione.
Coloro che forniscono assistenza creativa possono anche utilizzare software di desktop publishing. Con questo, un assistente di ufficio virtuale è in grado di preparare brochure, presentazioni visive e newsletter, nonché una varietà di altri utili strumenti di business. Un imprenditore impegnato assumerà spesso un assistente virtuale per gestire in modo specifico queste attività, in particolare quando è limitato il tempo o quando non ha le competenze per gestire tale software.
Il software di assistente virtuale che tiene traccia del tempo trascorso in attività amministrative e di supporto sono importanti, in particolare per gli assistenti che hanno diversi clienti diversi o che sono pagati all’ora o per attività. Alcuni programmi software consentono anche ai client di monitorare a distanza l’orario di lavoro di un assistente. In questi casi, il software dell’assistente virtuale che fornisce il monitoraggio del tempo deve essere installato sul computer di un client, nonché sul computer di un assistente. Alcuni software possono persino consentire a un client di vedere a cosa sta lavorando un assistente virtuale mentre sta dedicando del tempo a una determinata attività.