Il Lean Project Management cerca di focalizzare la gestione del progetto verso il taglio di elementi non essenziali. L’obiettivo è ridurre i costi, eliminare i colli di bottiglia e migliorare la produttività complessiva. Come sottoprodotto, la gestione stessa è spesso semplificata.
La razionalizzazione dei progetti è nata in Giappone negli anni ’80. John Krafcik ha coniato il termine “produzione snella” nel 1988 per dimostrare le misure adottate per migliorare la produttività. Negli anni ’90, questo è stato poi applicato all’industria delle costruzioni da pensatori come Lauri Koskela. Da allora l’idea ha permeato tutti i tipi di project management.
La gestione tradizionale del progetto è suddivisa in varie fasi, tra cui avvio, pianificazione, ricerca e sviluppo e produzione. Inoltre, esiste un sistema di controllo per monitorare ogni fase. Tali progetti tendono a mantenere diversi dipartimenti o team separati l’uno dall’altro. Inoltre sono inclini a deviare dalla struttura di fase e dalla cattiva comunicazione.
Il Lean Project Management, d’altra parte, cerca di correggere gli errori comuni nella gestione del progetto tradizionale. Un malinteso comune tra i project manager è che la gestione snella porta ad un abbandono di queste fasi. La gestione snella in realtà si attacca più strettamente a quelle fasi. Ciò costringe il team di progetto a creare piani più forti senza deviazione.
Per attenersi più strettamente al ciclo, alcune aziende hanno capito che dovevano incoraggiare la collaborazione tra i team. Questo è diventato un componente chiave della lean project management. Innanzitutto, tutte le parti interessate al progetto partecipano alla fase di avvio del progetto. Ciò significa che tutti sono nella stessa pagina all’inizio della fase successiva.
Quindi designer e produttori lavorano insieme su ricerca e sviluppo e produzione. Partecipando alla produzione, i progettisti hanno maggiori probabilità di realizzare progetti pratici. Ciò riduce il tempo impiegato per le riprogettazioni. Riduce anche i circuiti di comunicazione tra management, designer e team di produzione, perché sono tutti fisicamente nello stesso spazio.
Un componente chiave di tutto lo snellimento nel mondo degli affari è la riduzione dei costi e la gestione snella non è diversa. La maggior parte dei project manager cerca di individuare i materiali necessari per un progetto il prima possibile. La maggior parte dei progetti, tuttavia, è soggetta a cambiamenti nel design e nei materiali. Acquistando in anticipo, il team del progetto spende effettivamente sui materiali e crea molti rifiuti.
In confronto, la gestione snella del progetto mira a bloccare gli ordini di materiali all’ultimo momento ragionevole. Ciò significa concedere al reparto di ricerca e sviluppo quanto più tempo possibile per finalizzare i progetti, ma evita di creare un enorme divario tra sviluppo e produzione. In questo modo, vengono acquistati solo i materiali necessari. Inoltre, è più probabile che vengano acquistati nelle quantità corrette.
L’elemento di controllo del project management è anche parte integrante del lean project management. Il monitoraggio in loco riduce i circuiti di comunicazione e aumenta la produttività. I project manager potrebbero istigare cicli di pianificazione-controllo-adeguamento (PDCA) su tutti gli elementi del progetto per imparare dagli errori. Ciò aiuta anche a mantenere il progetto focalizzato e aiuta a evitare la deviazione dall’obiettivo principale.