Un libro dei verbali è un rilegatore o un libro rilegato che ospita resoconti permanenti e dettagliati di deliberazioni e risoluzioni. I verbali vengono scritti durante le riunioni ufficiali di un’azienda o gli eventi legali. Possono anche essere utilizzati nelle aziende per registrare gli atti delle riunioni.
Tradizionalmente, questi libri sono scritti a mano e hanno pagine numerate in sequenza che sono state rilegate in modo sicuro. Questo processo ha lo scopo di salvaguardare da attività fraudolente. Alcune pratiche legali conservano ancora libri scritti a mano, sia come cenno alla tradizione sia come mezzo affidabile per scoraggiare la manomissione.
Per legge, le società costituite e registrate sono tenute a tenere un registro dei verbali aggiornato. Questi libri devono essere conservati presso il funzionario, la sede legale o l’indirizzo legale dell’impresa. Devono essere resi accessibili a tutti i membri di un’impresa.
I delegati di tribunale possono anche essere incaricati della manutenzione di un libro dei verbali. I deputati possono aggiornare il libro mentre udienze e processi si svolgono sotto un giudice. I deputati sono scelti come custodi di fiducia di questi registri.
L’alba dell’era tecnologica ha cambiato il modo in cui alcuni gestiscono i libri minuti. Le aziende, ad esempio, potrebbero fare affidamento su qualcuno per scrivere minuti su un computer, stamparli e quindi apporre le stampe nei libri con pagine numerate in sequenza. Gli affari con un gran numero di riunioni ufficiali potrebbero trovare questo modo di tenere i libri perfettamente accettabile.
I libri verbali delle società possono contenere documenti e registrazioni aziendali. Questi possono includere statuti, articoli societari, relazioni annuali e delibere di amministratori e azionisti. Possono inoltre contenere informazioni sullo svolgimento delle riunioni tra azionisti e amministratori, comprese le azioni concordate e le deliberazioni adottate.
La deviazione dalla procedura standard e tradizionale di tenuta dei verbali può rendere relativamente facile la manomissione dei libri dei verbali. Ad esempio, tenere un raccoglitore a fogli mobili come un libro dei minuti invita alla manomissione perché chiunque può semplicemente estrarre una pagina e metterne un’altra nel raccoglitore. Se un’organizzazione preferisce tenere un libro a fogli mobili, devono essere prese alcune precauzioni per garantire che il libro sia tenuto al sicuro e che le opportunità di manomissione siano ridotte al minimo.
Per proteggere l’integrità di un libro a fogli mobili, gli archivisti dovrebbero cercare di incorporare un sistema in cui ogni pagina dei minuti è numerata consecutivamente. Allo stesso modo, alle singole riunioni dovrebbero essere associati numeri sequenziali. Anche gli elementi minuti stessi dovrebbero essere numerati. Infine, su ogni pagina dovrebbe essere richiesta la firma di una persona autorizzata che ha letto il verbale e ne ha verificato l’autenticità.