Riconoscere le frodi sul libro paga spesso richiede la revisione dei registri del libro paga per i segni che i dipendenti licenziati stanno ancora ricevendo assegni o che i dipendenti fantasma, che sono dipendenti che non esistono realmente, fanno parte del registro degli stipendi. Puoi anche controllare gli assegni annullati per determinare se sono tutti intestati a dipendenti attuali e incassati dalla persona il cui nome è sulla parte anteriore dell’assegno. Allo stesso modo, puoi cercare segni che un dipendente stia ricevendo una paga per un numero sospetto di ore. A volte anche assegni duplicati, indirizzi postali e numeri di identificazione dei dipendenti sono segni di frode sui salari.
Uno dei modi più semplici per riconoscere questo tipo di frode consiste nel rivedere periodicamente i dati del libro paga di un’azienda. A volte i proprietari e i manager delle aziende non esaminano i registri delle buste paga con la frequenza necessaria. Ad esempio, se una persona o un gruppo è stato responsabile del libro paga per un lungo periodo di tempo, potresti ritenere che la tua necessità di controllare i registri del libro paga sia ridotta. Questo tipo di pensiero, tuttavia, può consentire alle frodi sugli stipendi di continuare inosservate per un lungo periodo di tempo. In sostanza, l’idea qui è che se non stai cercando una frode, non puoi trovarla.
Per riconoscere le frodi sulle buste paga, puoi iniziare esaminando il registro delle buste paga della tua azienda. Puoi farlo indipendentemente dal fatto che le informazioni sul libro paga siano conservate in un libro o in un programma per computer. Dovresti cercare informazioni duplicate per nomi, numeri di identificazione fiscale, indirizzi postali e numeri dei dipendenti, nonché i record attivi per i dipendenti che si sono dimessi o sono stati licenziati. Inoltre, se scopri che alcuni dipendenti sono elencati con un numero di ore insolitamente elevato o hanno ore elencate per giorni in cui la tua attività è chiusa, questo potrebbe essere un segno che si sta verificando una frode sui salari.
Puoi anche rilevare le frodi sui salari esaminando gli assegni annullati della tua azienda. Ad esempio, potresti avere un problema se il nome su un assegno del libro paga non corrisponde alla firma della persona che lo ha approvato. In alcuni casi, tuttavia, questo può essere completamente innocente, come nel caso in cui un dipendente utilizzi le sue iniziali per firmare il suo nome anziché il suo nome completo. In altri casi, tuttavia, questo può essere un segno di frode sui salari.
A volte osservare il processo del libro paga dall’inizio alla fine può essere utile per riconoscere le frodi sul libro paga. In tal caso, potresti notare errori inseriti all’inizio del processo o notare che le ore e i pagamenti non sono stati calcolati correttamente. In caso contrario, potresti notare che alcuni dipendenti si presentano per ritirare gli assegni senza l’ID o i numeri ID corretti. In caso di frode, potresti persino scoprire che alcuni dipendenti raccolgono più di un assegno. Potresti anche scoprire che gli assegni non riscossi non corrispondono ai dipendenti legittimi.