O aluguel pré-pago é um adiantamento sobre o arrendamento de uma propriedade. O valor do pré-pagamento é registrado nos livros da empresa que aluga o imóvel como conta do ativo circulante, que será debitado em algum momento no futuro. À medida que a empresa faz sua contabilidade, a conta de despesas de aluguel pré-paga permite que o contador rastreie o valor do ativo até o momento em que o valor na conta seja gasto.
Todas as empresas devem manter registros contábeis para atender a impostos e outras obrigações regulatórias. O negócio irá gerar periodicamente um conjunto de demonstrações financeiras para resumir sua posição financeira. Essas declarações estão em conformidade com um conjunto de princípios contábeis geralmente aceitos que padronizam os relatórios financeiros para que as empresas possam ser comparadas entre si em um cenário comum. As convenções de contabilidade padrão especificam como manter os depósitos de aluguel pendentes para um arrendamento nos livros até o momento em que o depósito seja realmente aplicado como pagamento do aluguel de um mês.
Um contrato de aluguel para arrendar uma propriedade é considerado um ativo tangível. Quando uma empresa celebra tal acordo, muitas vezes tem que pagar não apenas o aluguel do mês corrente, mas também um certo número de meses de antecedência como garantia pelo cumprimento do acordo. Este depósito de segurança pode ser reembolsado no final do contrato de locação mediante a satisfação de certas condições ou tratado como um pré-pagamento não reembolsável que paga os meses no final do contrato. Se o depósito de segurança é reembolsável ou não, determina como o valor é tratado para fins de contabilidade.
Os pagamentos de aluguel não reembolsáveis que cobrem o aluguel dos meses futuros são contabilizados nos livros do proprietário do imóvel como receita não auferida diferida. O valor é registrado nos livros da empresa que aluga o imóvel na conta de despesas de aluguel pré-pago. Essa conta é capitalizada ou reduzida quando um valor de aluguel pré-pago é realmente aplicado para pagar o aluguel de um mês.
Essa convenção contábil é particularmente importante ao gerar um balanço patrimonial. Um balanço é um resumo da posição financeira de uma empresa em um momento específico. Os depósitos de aluguel podem ser aplicados a meses que serão anos no futuro. Até que o valor seja efetivamente aplicado em pagamento pelo uso do imóvel alugado por um mês, ele deve ser devidamente representado como um ativo circulante quando a empresa gerar suas demonstrações financeiras. A conta de aluguel pré-pago permite à empresa demonstrar que possui um ativo circulante que a beneficiará no futuro.